Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité (« Politique ») vise à préciser la manière dont OKDO Building Maintenance traite les données à caractère personnel (« données » ; « données personnelles » ; « informations ») des utilisateurs, prospects, clients (i.e. des personnes morales), les représentants de nos clients, candidats à un emploi, partenaires et fournisseurs (« personnes concernées », « vous », « votre/vos ») que nous collectons ou que vous nous fournissez.

Nous vous invitons à la lire attentivement de manière à comprendre nos pratiques concernant vos données personnelles et la manière dont nous les utilisons.

Elle fait partie intégrante de nos conditions générales que vous pouvez retrouver ici et s’applique à vous lorsque vous accédez ou utilisez nos services (tels que définis dans ces conditions). Si vous choisissez de ne pas fournir les données que nous demandons, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir tous nos services.

Dans cette Politique, vous trouverez des informations concernant

1. L’identité du responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données est : OKDO Building Maintenance dont le siège social est établi à Chaussée de Tubize 487, 1420 Braine-l’Alleud (Belgique), et inscrite auprès de la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro BE 0892.302.901 (« OkDo », « nous », « nos », « notre »). En visitant notre site Internet, https://www.okdo-bm.be/, vous acceptez les pratiques décrites dans la présente Politique

Vous pouvez nous contacter à la même adresse que ci-dessus, ou via courriel à privacy@okdo.

ENGAGEMENT EN MATIERE DE PROTECTION DES DONNEES

OKDO s’engage à déployer ses meilleurs efforts pour rendre ses activités de traitement de Données conformes à la législation de protection des données applicable, en ce compris le Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/CE (le « RGPD ») et toute loi ou réglementation nationale correspondante ou équivalente en (collectivement « Législations sur la Protection des Données Applicables »).

2. Comment collectons-nous vos données personnelles (sources) ?

Selon la nature de la relation que vous entretenez avec OKDO, nous sommes susceptibles de collecter vos données, directement ou indirectement, de plusieurs façons :

Dans le cadre et au cours des relations commerciales, contractuelles et précontractuelles avec les personnes concernées ;
Dans le cadre de la fourniture des services ;
Lorsque les données personnelles sont directement fournies par vous ou recueillies avec votre autorisation (par ex. via le formulaire de contact) ;
Lorsque vous nous contactez directement par courriel, téléphone, courrier, message, formulaires en ligne, ou toute autre manière ; ou
Lorsque vous visitez notre site Internet : https://www.okdo-bm.be/ (le « site Internet »).

Nous pouvons également collecter des informations sur les sites de tiers (p.ex. LinkedIn, etc.) lorsque par exemple vous postulez chez nous. Enfin, nous collectons également des informations que nous recevons d’autres sources. Nous travaillons en collaboration avec des tiers qui peuvent partager des informations avec nous.

3. Quelles catégories de données personnelles collectons-nous et pour quelles utilisations (finalités) ?

Nous traitons des données personnelles dans le cadre de nos relations avec les personnes concernées. Les données personnelles que nous traitons comprennent notamment :

Données d’identification personnelles (par ex., nom, prénom, adresse électronique, numéro téléphone) pour la gestion de nos contrats avec nos clients B2B (p. ex. : gestion des commandes, de l’exécution du service, des factures et paiements), pour vous fournir des prestations définies dans le cadre d’un contrat conclu avec vous (les conditions générales de vente), gérer votre fichier client ou votre fichier prospect, traiter vos demandes de renseignements ;
Données techniques/électroniques (y compris l’adresse IP utilisée pour connecter votre ordinateur à Internet, le type et la version du navigateur, le fuseau horaire, le type et la version du plug-in du navigateur, le système d’exploitation et la plateforme, l’identifiant de votre appareil) lors de votre visite sur notre site Internet pour la mise en œuvre de notre support IT, la détection et la prévention des fraudes et des failles de sécurité informatique ;
Données d’identification professionnelle (fonction professionnelle, adresse professionnelle, etc.), pour la gestion de nos relations avec nos fournisseurs et nous acquitter de nos obligations résultant de contrats conclus entre vous et nous, et vous fournir les informations et services que vous nous demandez ;
Données relatives à votre utilisation de notre site Internet (les pages consultées, les liens sur lesquels vous avez cliqué, le temps que vous avez passé sur une page, etc.), traitées de manière agrégée et uniquement dans le but d’améliorer l’expérience utilisateur sur notre site Internet et de veiller à ce que le contenu soit présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre ordinateur/appareil ;
Données de nature professionnelle (par ex., responsabilités professionnelles, nom, lieu de travail) dans le but d’examiner et d’évaluer votre candidature lorsque vous postulez via notre site Internet ou un site tiers (p.ex. LinkedIn) ;
Informations générales vous concernant lorsque vous nous contactez par courriel, courrier, téléphone ou via tout autre canal de communication, par exemple afin de répondre à toutes vos questions/demandes ;
Données relatives aux ordres de paiement (par ex., le nom et d'autres données identifiant le client, le pays de destination de l'opération de paiement, le montant et la devise de l'opération de paiement ; le numéro de compte bancaire international (« IBAN ») lorsque le compte bancaire est identifié à l'aide d’un code IBAN, ou le code de compte bancaire correspondant, selon le cas) pour fournir une vérification de la source de paiement ;
Données que nous recevons d’autres sources vous concernant qui doit être traitée conformément aux finalités décrites ci-avant.

Nous sommes susceptibles de traiter certaines données personnelles lorsque leur traitement est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense des droits de OKDO (y compris pour déterminer notre responsabilité) ; pour mener à bien des opérations de restructuration d’entreprises ; la réalisation d’audits internes et externes ; ou pour la gestion des litiges avec les clients, fournisseurs et autres personnes concernées.

Nous collectons également vos données pour faire appliquer nos conditions générales, et conserver des traces de cette application, y compris en utilisant vos données pour analyser si vous les avez enfreintes (par exemple en agissant frauduleusement), ce qui peut nous amener à désactiver ou à résilier nos services si nous avons le droit de le faire ; et pour nous acquitter de nos obligations contractuelles et/ou légales.

Nous ne collectons pas de données dites « sensibles » (au sens du RGPD).

Si nous devions, de manière ponctuelle, traiter vos données personnelles à une fin autre que celles mentionnées ci-dessus, nous vous informerons de cette nouvelle finalité, dans les limites autorisées par la loi, dans la mesure où cela est légalement nécessaire.

4. Base de légitimité

Vos données personnelles sont collectées et traitées sur la base des fondements légaux suivants :

L’exécution d’un contrat (conditions générales) auquel vous êtes partie ou de l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6(1), b) du RGPD). Par ex. : pour répondre aux questions générales relatives à nos services ou à nos conditions générales ;
La préservation de nos intérêts légitimes en considérant que ces intérêts ne prévalent pas sur vos libertés et droits fondamentaux (art. 6(1), f) du RGPD). Par ex., nous utilisons vos données personnelles pour connaître vos préférences afin de nous permettre de mieux personnaliser nos services ;
L’exécution d’une obligation légale ou d’une exigence règlementaire à laquelle nous sommes soumis (art. 6(1), c) du RGPD) pour autant qu’en vigueur et applicable, y compris tout amendement, modification ou remplacement intervenant de temps en temps (par ex., en matière de facturation ou fiscalité ; pour la gestion des litiges avec les clients et autres personnes concernées) ;

Nous ne soumettons pas les personnes concernées à des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques les concernant ou les affectant de manière similairement significative.

Les conséquences possibles liées à la non-fourniture de vos données pourraient inclure notre incapacité à remplir nos obligations en vertu d’un contrat ou une violation dans notre chef d’une ou de plusieurs obligations en vertu des législations applicables (par ex., les législations comptables, fiscales ou financières).

5. Cookies

Notre site Internet utilise des cookies et/ou d’autres technologies similaires. Ces cookies nous aident à vous offrir une expérience de navigation agréable sur notre site Internet et nous permettent également d’améliorer ce dernier. Pour obtenir des informations détaillées sur les cookies que nous utilisons et sur les finalités pour lesquelles nous les utilisons, merci de vous référer à notre Politique en matière de cookies en cliquant ici.

6. Destinataires de vos données personnelles

Vous nous autorisez à partager ou transférer certaines de vos données avec nos dans la mesure où cela est nécessaire et autorisé conformément à la législation en vigueur et pour les finalités décrites ci-avant à la Section 4 ci-dessus, dont :

Nos services internes si et dans la mesure où cela est nécessaire pour remplir certaines obligations légales ou pour sauvegarder nos intérêts légitimes. Cela peut être le cas, par exemple, à des fins administratives internes ;
Nos partenaires (commerciaux), dont nos fournisseurs et parties prenantes ;
Les pouvoirs publics (y compris les autorités judiciaires et les régulateurs) le cas échéant ;
Nos conseillers professionnels (p. ex. avocats, consultants) si applicable ;
Les prestataires de services liés au recrutement ;
Les fournisseurs de moteurs d’analyse et de recherche qui nous aident à améliorer et à optimiser notre Site (par ex. Google) ;
Les banques et les assureurs ;
Les cours et tribunaux de l’ordre judiciaire en cas de litige vous impliquant ;
Les entités gouvernementales légalement habilitées à accéder à/ou à obtenir vos données ;

Enfin, nous divulguerons également vos données personnelles à des tiers :

En cas de vente ou d’achat d’une entreprise ou d’actifs, auquel cas nous pouvons communiquer vos données au vendeur ou à l’acheteur potentiel de cette entreprise ou de ces actifs ;
Si nous sommes tenus de divulguer ou de partager vos données afin de nous acquitter d’une obligation légale quelconque ou de protéger les droits, la propriété ou la sécurité de OKDO, ou de tiers. Nous pouvons alors être amenés à échanger des données avec les pouvoirs publics (y compris les autorités judiciaires, la police et les régulateurs) dans le cas, par exemple, d’incident cybernétique ;
Si cette divulgation est nécessaire pour réaliser une des finalités énoncées à la Section 4 de la présente Politique.

7. Transferts de vos données personnelles

OKDO ne transférera pas vos données en dehors de l’Espace Économique Européen (« EEE »).

Si ce devait toutefois être le cas, nous nous assurerons que ces données seront protégées par des mesures de protection adéquates, y compris (sans toutefois s’y limiter) les lois du pays de destination des données personnelles qui garantissent un niveau adéquat de protection des données, les clauses de protection des données approuvées par la Commission européenne, ou des règles d’entreprise contraignantes.

Si vous souhaitez recevoir de plus amples informations à propos des transferts de vos données personnelles et/ou des mesures de protection mises en œuvre vous pouvez nous contacter par courriel à : privacy@okdo.be

8. Sous-traitance

Nous prenons les mesures adéquates pour veiller à ce que nos sous-traitants traitent vos données conformément aux lois en matière de protection des données.

C’est ainsi que nous veillons à ce que nos sous-traitants s’obligent, entre autres, à ne traiter vos données que sur nos instructions, à ne pas engager un autre sous-traitant sans notre accord, à prendre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir la sécurité de vos données, à garantir que les personnes autorisées à accéder à vos données soient soumises à des obligations de confidentialité, et à nous fournir une assistance pour assurer le suivi de vos demandes quant à l’exercice de vos droits par rapport à vos données.

9. Vos droits par rapport aux

Sous réserve des limitations contenues dans les Législations sur la Protection des Données Applicables, vous disposez de certains droits concernant les données que nous détenons à votre sujet. Ces droits peuvent être exercés en prenant contact avec nous conformément à la Section 14.

Le droit d’être informé. Vous avez le droit d’être informé de façon claire, transparente et facilement compréhensible sur la manière dont nous utilisons vos données ainsi que vos droits. C’est la raison pour laquelle nous vous fournissons toutes ces informations dans la présente Politique ;
Le droit d’accès. Vous avez le droit d’accéder aux données que nous détenons sur vous. En effet, nous souhaitons que vous soyez conscient des informations que nous possédons à votre sujet et nous souhaitons vous donner la possibilité de vérifier si nous traitons vos données conformément aux Lois en matière de protection des données ;
Le droit de limiter le traitement. Vous avez le droit, dans certaines circonstances, de « bloquer » ou d’interrompre l’utilisation future de vos données. Lorsque le traitement est limité, nous sommes toujours en droit conserver vos données, mais nous ne pouvons plus les utiliser ;
Le droit à la rectification. Si vos données personnelles sont incorrectes ou incomplètes, vous avez le droit d’en demander la rectification ;
Le droit à l’effacement. Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données. Toutefois le droit à l’effacement (ou le « droit à l’oubli ») n’est pas absolu et est soumis à des conditions particulières. Nous sommes susceptibles de conserver vos données dans la mesure autorisée par la loi applicable, et notamment lorsque le traitement demeure nécessaire pour le respect d’une obligation légale à laquelle OKDO est soumise ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ;
Le droit d’introduire une plainte. Vous avez le droit d’introduire une plainte sur la manière dont nous manipulons ou traitons vos données auprès de l’autorité nationale en charge de la protection des données. Il s’agit pour la Belgique de : L’Autorité de Protection des Données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00, contact(at)apd-gba.be, https://www.autoriteprotectiondonnees.be/ ;
Le droit de retirer votre consentement. Si notre traitement de vos données est basé spécifiquement sur votre accord, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment;
Le droit à la portabilité de vos données.Vous avez le droit de recevoir de notre part, dans certaines circonstances, vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine afin que vous puissiez les réutiliser aux fins qui vous sont propres dans le cadre de services distincts ;
Le droit de vous opposer au traitement. Vous avez le droit de vous opposer à ce que vos données soient utilisées pour un objectif précis en avant « des raisons tenant à votre situation particulière » ;
Le droit de ne pas être soumis à une décision individuelle automatisée. Vous avez le droit de vous opposer à une décision entièrement automatisée i.e. une décision ou il n’y a pas d'intervention humaine qui contribue (effectivement) à la prise de décision et ne peut donc modifier la décision. Nous ne prenons aucune décision entièrement informatisée au sujet des personnes concernées ;

Veuillez cependant noter que nous sommes susceptibles de conserver certaines informations, par exemple à des fins juridiques ou administratives.

Pour exercer les demandes susmentionnées, veuillez nous envoyer un courriel à privacy@okdo.be en indiquant « demande de protection des données » en objet et en joignant une copie (recto) de votre carte d’identité ou d’un autre document prouvant identité (p. ex. votre permis de conduire) afin de nous aider à empêcher des personnes non autorisées de consulter, modifier ou supprimer vos données personnelles. Nous répondrons à votre demande dans les plus brefs délais. Si un délai supérieur à un mois (à compter de la réception de votre demande) est nécessaire pour répondre à votre demande, nous vous contacterons pour vous en informer.

10. Conservation de vos données personnelles

Nous veillons à ce que vos données ne soient conservées que pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Pour la détermination des délais de conservation pertinents et sauf indication contraire ci-dessous, nous prendrons en compte des facteurs tels que :

Nos obligations et droits contractuels en rapport avec les informations concernées ;
Les obligations légales, en vertu du droit applicable, de conserver les données pendant une certaine période ;
Les délais de prescription en vertu du droit applicable ;
Nos intérêts légitimes dans le cadre du traitement lorsque nous avons effectué des tests de mise en balance ;
Le caractère sensible des données ;
Les lignes directrices émises par les autorités compétentes en matière de protection des données ; des raisons de sécurité (par exemple, la sécurité de nos systèmes d’information) ;
Dans le cadre de toute procédure judiciaire en cours ou à venir, en ce compris toute demande de divulgation formulée par un tribunal ou une autorité compétente.

Sauf si :

Le traitement de vos données personnelles est nécessaire en cas de litige en cours ou potentiel (p. ex. pour constater ou défendre des droits en justice), auquel cas nous conserverons vos données personnelles jusqu’à l’issue de ce litige ; et/ou
La conservation est nécessaire pour nous acquitter d’une obligation légale ou réglementaire (p. ex. à des fins fiscales), auquel cas nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que cette obligation l’exige.

11. Sécurité des données

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement de vos données. Par exemple, nous avons pris des précautions techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les données contre un accès non autorisé ou illicite. Nous suivons les meilleures pratiques du secteur pour veiller à ce que les données ne soient pas, de manière accidentelle ou illicite, détruites, perdues, altérées, divulguées de manière non autorisée ou accédées de manière non autorisée.

12. Mise à jour de la Politique

Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette Politique de temps en temps. Tous les changements que nous y apporterons seront affichés sur cette page et, si nécessaire, vous seront notifiés par courriel. Veuillez fréquemment la consulter pour suivre les mises à jour ou les modifications apportées. La poursuite de l’utilisation de ce site Internet, à la suite de la publication des modifications de la Politique, implique votre acceptation de celles-ci.

En cas de conflit ou d'incompatibilité entre une disposition de cette Politique et une disposition d’une autre politique ou d’un autre document de OKDO relatif au traitement de données, la disposition de cette Politique prévaudra.

La présente Politique a été mise à jour pour la dernière fois le 20 décembre 2022.

13. Comment pouvez-vous nous contacter ?

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant la présente Politique, vous pouvez les adresser par écrit à l’adresse suivante : A l’attention du service juridique de OKDO, ou par courriel à privacy@okdo.be